RAZONES QUE EXPLICAN EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LAS FUNDACIONES ACREDITADAS
Enero 2021
Las fundaciones acreditadas por Lealtad Instituciones presentan unas características en cuanto a gobierno corporativo, organización interna y prácticas de gestión que les han permitido alcanzar mejoras considerables en el funcionamiento eficaz de las mismas y en el cumplimiento de sus fines.
Estas fundaciones cuentan con patronatos con los perfiles y el tamaño adecuados. En concreto, tienen patronatos con 10 miembros de media, un número que permite en lo cualitativo, por un lado dar cabida a diferentes perfiles, ya sean personas relacionadas con la empresa fundadora o externas, incorporando distintos puntos de vista, conocimientos y capacidades, y por otro es un número que está dentro de los parámetros que permiten un funcionamiento eficaz, la participación activa de todos los patronos en las reuniones y la agilidad en la toma de decisiones. En el caso de fundaciones constituidas por varias entidades que tienen patronatos más amplios, existe una comisión delegada más reducida, en número de integrantes, que ostenta todas las facultades necesarias para los actos de gestión de la Fundación, excepto las indelegables según la Ley 50/2002.
Para apoyar al Patronato en sus funciones de gobierno, las fundaciones acreditadas han creado comisiones delegadas con facultades concretas, tales como comisiones ejecutivas, de auditoría o de estrategia, y también grupos de trabajo de carácter consultivo para abordar asuntos específicos. Esta estructura del órgano de gobierno permite a los miembros de Patronato una mayor cercanía y conocimiento de los asuntos relevantes de la fundación; analizar y estudiar los temas con mayor profundidad, agilizar la toma de decisiones así como fidelizar e involucrar a los miembros del órgano de gobierno.
Los Patronatos se reúnen 3 – 4 veces al año, por encima del mínimo legal y con una asistencia de casi el 100% de sus miembros. De este modo, los asuntos relevantes para la fundación se tratan en detalle con continuidad, facilitando la toma de decisiones y la ejecución de las mismas por parte del equipo gestor.
Las fundaciones acreditadas establecen claramente cuáles son los principios que sirven de guía para la actuación de los miembros del Patronato y del personal de la Fundación a través de códigos éticos y de buen gobierno y de una exhaustiva normativa de funcionamiento interno (estatutos, reglamentos de régimen interno…). Implantan los medios y controles necesarios para evitar cualquier posible situación de conflicto de interés determinando que los patronos deben de informar de ello y han abstenerse de participar en la toma de decisiones en las que concurra interés propio o de alguna persona vinculada.
Las fundaciones acreditadas, conscientes de la importancia de medir y evaluar el funcionamiento del Patronato y de sus miembros, realizan periódicamente evaluaciones internas de su desempeño y adoptan las medidas de mejora necesarias.
La misión y los fines de las entidades acreditadas están claramente definidos, de tal forma que todos los programas y actividades que llevan a cabo se focalizan en el cumplimiento de los fines estatutarios. Para conseguir este foco, las fundaciones acreditadas se han dotado de un marco estratégico que establece claramente la ruta a seguir por la fundación en el medio plazo para alcanzar los objetivos estratégicos. La planificación permite posteriormente el seguimiento y la medición de las actividades y de los beneficiarios, de modo que se pueden analizar las causas de no haber conseguido cumplir los objetivos y tomar las oportunas medidas correctoras. Todo ello redunda en una gestión más eficiente de la fundación.
Por otro lado, las fundaciones acreditadas cuentan con manuales de políticas y procedimientos sobre los que se asienta el funcionamiento de la fundación y de todas sus áreas y en los que se recogen aquellos procedimientos ligados a la ejecución de programas y actividades, así como criterios de selección de proyectos y de beneficiarios. De este modo están claramente definidos los criterios que aplica Fundación a la hora de diseñar o poner en marcha un proyecto o actividad, o de seleccionar a los destinatarios de su acción filantrópica, guiándose siempre por criterios objetivos que garanticen la eficacia de la fundación. Así mismo están fijados los procedimientos ligados a áreas de soporte tales como políticas de control de gestión (aprobación de gastos o normas de inversión) o procedimientos relativos a aéreas transversales como comunicación o captación de fondos.
Son fundaciones que monitorizan sus programas y actividades y han establecido mecanismos y herramientas para el adecuado seguimiento y control interno de su actividad. Estos mecanismos permiten a la fundación y a sus directivos/patronos realizar una medición del cumplimiento de sus fines fundacionales así como de la consecución de los objetivos establecidos en los planes estratégicos y anuales.
Son fundaciones en las que la política de gasto es congruente con su sostenibilidad financiera y sus objetivos fundacionales. Además de la contabilidad financiera, estas fundaciones han establecido una contabilidad analítica con técnicas que les permiten distribuir los gastos y desglosarlos en categorías, de tal forma que en todo momento la fundación conoce el gasto asociado a cada uno de los proyectos y actividades, los gastos destinados a la administración y gestión de la fundación y, en su caso, a la captación de fondos. Para el adecuado control de gestión financiero, liquidan periódicamente el presupuesto analizando las posibles desviaciones y poniendo en marcha medidas correctoras. Por último, las fundaciones acreditadas someten anualmente sus cuentas a auditoría externa.
Las fundaciones acreditadas tienen una relación que puede ser más o menos intensa con las empresas fundadoras. Entre las fundaciones acreditadas hay distintos modelos de colaboración con las empresas asociadas. Algunas cuentan con una estructura propia para realizar sus funciones internas (finanzas, comunicación, etc.), otras comparten servicios internos con la empresa. En general, todas comparten denominación; obtienen de esta su principal financiación, ya sea a través de una donación periódica anual o a través de los dividendos de las acciones de la empresa que integran el patrimonio de la fundación; algunas cuentan con personal de la empresa asignado, alquilen espacios a las empresas o entre ellas realizan operaciones comerciales. Los modelos son variados, pero en todos los casos las relaciones son conocidas y están definidas.
En cuanto a transparencia informativa, las fundaciones acreditadas cuentan con páginas web en las que ponen a disposición del público, entre otros, la composición de su patronato y equipo directivo, información sobre los proyectos o actividades realizados, una memoria anual de actividades, las cuentas anuales con su correspondiente informe de auditoría así como otros documentos relevantes tales como su código de buen gobierno o el plan de actuación anual.
Las fundaciones acreditadas conscientes de la importancia del cumplimiento normativo (prevención de la comisión de delitos, protección de datos de carácter personal, firma de acuerdos para cesión de logotipo de la fundación, etc.), han establecido herramientas tales como el canal de denuncias, el canal de sugerencias y reclamaciones, auditorías de cumplimiento, así como órganos internos que velan por el cumplimiento de las normas de conducta y del resto de la normativa a la que está sujeta la Fundación.
Por último, cómo consecuencia de su altísimo nivel de exigencia, someten regularmente su gobierno y su gestión a la evaluación de expertos independientes.